#20 - Att Budgetera För Det Oväntade

Lästid: 2,5 minuter

Välkommen till First Trade Kits nyhetsbrev, som varje fredag ger dig tips och inspiration till att utvecklas i rollen inom import, export och tull.

Innehållet i korthet:

• Budgetarbetet
• Synka budget med KPIer

Om du missade utskicket i förra veckan så kan det hittas här.

#19 - Första Stegen Mot Egenkontroll (firsttradekit.com)

Denna vecka handlar om att budgetera för trade. Låt oss dyka rakt in. 

Hur budgeterar man tullfunktionen?

Budgetering är processen att skapa, förvalta och genomföra en budget. Och en budget utgör en plan för förväntade intäkter och kostnader inom organisationen inom en given tidsram.

Rullande prognos, bottom-up, top-down, kontobaserat, zero-based, beyond budgeting... ja, det finns en mängd sätt att göra detta på. Kanske har du redan en fungerande process för trade? Eller finns det utrymme till förbättring?

Starta i tid och tappa inte sense of urgency

Ett vanligt misstag med budgeteringen är att starta för sent. Det är därför detta inlägg kommer innan sommaren, för det är dags att sätta igång processerna. Lägg där till att det också är vanligt att utgå från förra årets budget och försiktigt justera kostnaderna. För tull handlar ju om kostnader, trots allt. Men utöver att lista de faktiska kostnaderna för import- och exportformaliteterna så kan investeringar i trade compliance spara pengar för andra avdelningar och till och med underlätta för sälj, vilket det borde pratas mer om.

Områden att täcka in

Dessa varierar förstås beroende på bolag, men generellt sett bör dessa täckas in:

1. Processer
2. Verktyg
3. Kompetensutveckling
4. (Personal för större bolag)

Vad som ska in i budgeten

Som minst bör du tänka utifrån 7 delar:

1. Faktisk tullkostnad för de produkter ni importerar.

2. Övriga kostnader direkt kopplade till import/export, tex handelsdokument, verifieringar, tillstånd och annat som krävs eller kan förenkla handeln för er. Nytt för i år är att även ta hänsyn till ESG (t.ex. CBAM) och Nato om det är relevant för er verksamhet.  

3. Systemkostnad inkl datakvalitet om det inte ska ses som egen punkt.

4. Ombudens deklarationskostnad inkl timmar ni lägger för admin och uppföljning.

5. Konsulter

6. Fortbildning för dig/teamet men även andra avdelningars kunskap och förståelse för trade compliance.

7. Tullkontroller från myndigheter och interna egenkontroller. 

Synka budget med KPIer

Budgeten är nära vän med de KPIer du presenterar för ledningen så håll ihop det är det går. Och det kan också vara vår uppgift som 'subject matter experts' att faktiskt identifiera och belysa rätt KPIer även om dessa inte efterfrågas sedan tidigare.

Till exempel:

En KPI som följs upp kanske är tiden det tar att klarera gods. Då kan budgeten med fördel spegla hur en investering i X (t.ex. elektroniskt arkiv) kan leda till tidsbesparing för Y (t.ex. eftersök av dokument för ombud) vilket leder till kostnadsbesparing för Z (t.ex. frakt- eller ombudskostnader).

Ett annat exempel kan vara om en KPI är 'total duty optimization rate'. Då kan budgeten spegla hur en investering i kontroll av efterlevnad av frihandelsavtal kan leda till kostnadsbesparing för tullavgifter. PS. Det finns fler sätt till duty optimization än FTAs, även om det ofta är den lägst hängande frukten.

Ett tredje exempel på KPI kan vara tullrevisionernas träffsäkerhet (accuracy rate). Då kan budgeten spegla hur en investering i egenkontroll (systemlösning eller manuell process) kan leda till kostnadsbesparing genom minskat skattefel/strafftull och -moms samt riskminimering för framtida kontroller.

En investerad krona i trade compliance är en sparad krona någon annanstans, utöver att det ger ökad kontroll och minskad risk i utlandsaffärerna.

Vad är ditt bästa budgettips för tull- och trade-funktionen?

Det var allt denna gång. Jag hoppas du gillade det. Tack för att du läser - Vi ses igen om en vecka!

/Fredrik

First Trade Kits nyhetsbrev strävar varje fredag efter att ge dig konkreta tips och inspiration till att utvecklas i rollen inom import, export och tull. All feedback och tips tas tacksamt emot via [email protected]