#26 - Ständiga Förbättringar Genom Kommunikation

Lästid: 2 minut

Välkommen till First Trade Kits nyhetsbrev, som varje vecka ger dig tips och inspiration till att utvecklas i rollen inom import, export och tull.

Innehållet i korthet:

• Ständiga förbättringar genom kommunikation.
• 4 tips som förbättrar ansvarsfördelning

Det är fredag igen och dags för ett nytt nyhetsbrev! Ett av de första veckobreven handlade om ständiga förbättringar och denna vecka berör vi ämnet igen. För resan är målet och handlar om strävan att lära och förbättra oss steg för steg. 

Det kanske inte alltid blir perfekt, men vi tar oss framåt.

Den här veckan har vi särskilt fokus på kommunikation och ansvarsfördelning mellan varuägare och tullombud. Låt oss dyka rakt in. 

”Alla förväntar sig att ombudet har koll på allt – men ingen har helt koll på sin egen roll.”  

Det här är en vanlig inställning som kan skapa problem i relationen mellan varuägare och tullombud. Om ingen riktigt vet vem som har ansvar för vad, finns risken att viktiga frågor hamnar mellan stolarna. Missförstånd och brist på tydlighet kan leda till kostsamma misstag. 

För att undvika detta är det avgörande att båda parter förstår sin egen roll och ansvar. Varuägaren kan inte bara lämna över allt till tullombudet och anta att allt löser sig. Lika viktigt är det att ombudet klargör vad de behöver från varuägaren för att kunna göra sitt jobb på bästa sätt. Kommunikation är nyckeln.

Så hur bygger man en tydligare ansvarsfördelning?

Börja med att sätta upp tydliga roller och förväntningar. Här är några tips för att förbättra ansvarsfördelningen i er tullhantering:

Klargör ansvar: Var noga med att beskriva vem som ansvarar för varje del av processen. Vem samlar in underlagen? Vem följer upp eventuella fel? 

Gemensamma mål: Tullombudet och varuägaren bör ha gemensamma mål för att förbättra processerna. Sätt KPIer som båda parter kan följa upp på regelbundna möten.

Tydliga deadlines: Se till att det finns klara tidslinjer för när underlag måste vara på plats och när deklarationer ska vara inskickade. Det hjälper att undvika sista minuten-lösningar som ökar risken för misstag. 

Uppföljning: Regelbundna uppföljningar och feedbackmöten är avgörande för att säkerställa att förbättringarna sker löpande och att båda parter känner sig hörda.

Det är lätt att glömma att tullhantering är en process som behöver ständig utveckling. Genom att aktivt arbeta med ansvar och kommunikation kan ni minska risken för misstag och göra importprocessen smidigare och mer kostnadseffektiv. 

Avslutningsvis: Hur ser er ansvarsfördelning ut idag? Finns det förbättringsmöjligheter? Fundera på det till nästa möte med ert tullombud. 

Det var allt för denna gång. Jag ser fram emot att höra hur det går för er!

Tack för att du läser - Vi ses igen om en vecka!

/Fredrik

First Trade Kits nyhetsbrev strävar varje fredag efter att ge dig konkreta tips och inspiration till att utvecklas i rollen inom import, export och tull. All feedback och tips tas tacksamt emot via [email protected]